工程和IT洞察-将此归类为:控制工程师的坏习惯

19世纪晚期最被低估的发明之一是档案柜。第一个文件柜是1898年由Edwin G. Seibels发明的，它改变了商业信息的管理方式。它通过提供快速的数据访问，在20世纪初彻底改变了商业。数据可以按字母顺序、日期和类别排序。垂直格式意味着文件可以快速扫描，而无需将它们从橱柜中取出。档案柜还产生了大批工人，他们的主要工作是归档和整理文件。档案柜让20世纪的企业和项目免于淹没在文书工作中。

今天的项目淹没在比特和字节中，但1898年的模型仍在使用。大多数计算机文件系统都以纸质文件系统为模型，甚至有一个文件柜的比喻和“文件夹”图标作为文件系统界面。这种模式在20年代很有效^th世纪管理项目和项目信息，它越来越不利于现代自动化项目。不成功项目的一个坏习惯是使用标准共享文件系统来管理文档、代码和其他项目工件。这是一个坏习惯，因为它会导致隐藏的时间损失、返工和信息丢失。如果您使用共享文件系统而不是源代码控制系统(SCCS)或文档管理系统(DMS)来管理文档，您就会知道您的项目是否有这种坏习惯。

大多数软件工程师都知道SCCS或DMS的价值。然而，那些通过化学、电气或机械工程，或通过化学、物理或生物进入控制系统和自动化编程的人，可能没有SCCS或DMS的正式经验。当这些工程师转变为项目经理和项目领导角色时，他们可能没有意识到使用共享文件系统管理项目信息所造成的生产力损失。有超过100种DMS、SCCS和内容管理系统(CMS)可以作为商业产品、免费软件或开放源代码使用，因此找到一个合适的系统不是问题。

使用共享文件系统管理项目文档可能会导致以下问题:

——主题?文件名和目录名通常是唯一的线索到文档包含的内容。虽然可以将一些信息编码到这些字段中，但不能保证每个人都遵守文件和目录命名规则。不幸的是，没有大量的工作人员可以进行分类、归档和重命名，而这些工作是在纸张管理系统中完成的，以确保所有东西都在正确的位置并正确命名。这意味着项目成员必须打开并检查文档，以确保他们正在处理正确的文档。如果工作效率低是因为团队成员总是在寻找完成工作所需的信息，那么您的共享文件系统就是问题的主要部分。DMS维护关于文档的“元数据”，这是用于描述文档内容的信息。元数据用于搜索并消除了浪费时间的手工活动。

—浏览共享文件系统不方便然后快速浏览一下文档内容。在纸质系统中，很容易快速查看文档的第一页，而不需要从文件系统中删除它。但是，在共享文件系统环境中，必须使用正确的应用程序打开文档。如果文件系统是通过广域网(WAN)共享的，那么打开一个大文件可能需要几分钟的时间，只是为了查看它是否是所需的文件。如果项目成员需要查看多个文件以找到正确的信息，那么他们每天可能会浪费数小时的时间来等待查看文档。在一些项目中，这可能会消耗团队成员20%的时间。DMS允许浏览文档元信息，而无需复制和打开文档。

-不可能知道文件的状态．文档是在草稿、批准、返工、等待审核，还是处于其他状态?如果处于不同状态的文档保存在不同的目录中，则必须检查每个目录以查找文档。虽然一个项目可能有一个电子表格来管理文档状态，但如果您必须为一个项目管理数百个文档，那么管理电子表格可能是一项全职工作。如果您的工作效率低是因为团队成员有时使用过时的信息，那么您的共享文件系统就是问题所在。DMS自动跟踪文档的状态，并可能包括自动化的工作流过程，以帮助跟踪文档的开发、审查和批准周期。

—很难跟踪一个文档的多个版本在共享文件系统中。项目可以为每个文档设置多个目录或采用文件命名约定，但这只意味着需要搜索更多文件。DMS自动跟踪文档版本。它还允许回滚到以前的版本、版本的比较、版本的分叉(其中两个副本分别被跟踪)和版本的连接(其中分叉的版本被重新组合以从所有分叉中获得更改)。

-没有签出和签入功能在共享文件系统中。这意味着很难知道其他人是否对文档负责，以及他或她当前是否正在进行修改。如果您的团队生产力低，因为一个团队成员所做的更改有时会被另一个团队成员覆盖，那么您的共享文件系统就是问题所在。DMS提供签入和签出功能，防止多人同时尝试修改同一文档。它还显示了谁签出了文档，何时签出文档，以及签出、更改和签入的完整历史。

不要养成使用共享文件系统来管理项目文档的坏习惯。使用共享文件系统而不是SCCS或DMS等特殊用途工具所引起的问题通常很难识别。当项目团队成员在查找信息、确保他们正在处理最新版本或遇到变更被覆盖的实例时，他们可能不会让项目领导知道。然而，这些问题会耗尽团队的生产力，并导致反复错过截止日期，而没有明显的共同原因。为你的项目团队成员提供他们完成工作所需的工具，并将其归档在“避免的坏习惯”下。

- Dennis Brandl是北卡罗来纳州Cary BR&L咨询公司的总裁，网址是www.brlconsulting.com。他的公司专注于IT制造业。与他联络:dbrandl@brlconsulting.com．由Mark T. Hoske编辑，控制工程，www.globalelove.com。

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