工程文件控制、编号、传送:构建灵活的解决方案

Microsoft SharePoint通常用于文档存储、内部网和外部网，但在复杂的文档控制、编号和传输功能方面存在不足。许多工程公司在没有定制代码的情况下克服了这些挑战。

SharePoint是一个很好的工程项目管理平台。有用的功能包括文档分类、版本控制、搜索、日历、任务列表、警报、从模板创建项目站点等。

文件控制，编号，转移

虽然Microsoft SharePoint提供了足够好的基础，但许多工程公司发现它在处理过程中存在不足，例如:

• 文件控制，包括多级审批和权限管理
• 文档编号，例如复合编号格式，包括文档类型、修订、增量号等。
• 传送文件——向合作伙伴或客户提供一组文件，并跟踪已传送的文件。

为了填补这一空白，工程组织可以:

• 开发定制软件
• 购买一个或多个现成的专业产品
• 使用第三方工具增强Microsoft SharePoint，可以通过配置而不是代码快速交付所需的功能。

自定义开发可能缓慢、有风险、昂贵，并且可能使未来的SharePoint升级复杂化，因为自定义需要升级。此外，如果业务流程和需求发生变化，那么重新聘请软件开发人员更新软件可能是一个具有挑战性和漫长的过程。

可视化工程流程

如果专业的现成产品能够满足精确的项目需求，那么它们是很好的，但是“锁定”一个供应商可能会增加风险，因为未来的需求可能无法满足。购买现成的产品以及持续的维护和支持可能都很昂贵。

使用第三方工具来增强微软的SharePoint已经在几家工程公司中取得了成功。这样的软件可以通过可视化地构造和配置复杂的工作流来增强SharePoint。工程公司如何使用这些工作流程的例子包括:

• 根据现有文件编号策略自动生成文件编号
• 复杂的文档审批，包括多阶段、串行和并行审批
• 传输管理，包括批准、文档跟踪、将文档发布到外联网，以及自动生成包含传输文档链接的电子邮件。

这种方法显然可以扩展到许多其他业务流程，包括组织中其他领域的业务流程。工程师可以很快成为组合软件的熟练用户，并且可以自己以较低的成本维护许多工作流程。此外，由于解决方案是通过配置而不是代码交付的，当需要更改时，它们通常可以由非专业的内部人员实现，他们可以在几小时内完成更改，而不是几天或几周。

——伊恩•伍德盖特是SharePoint业务应用专家PointBeyond有限公司的董事总经理。由CFE Media内容经理马克·t·霍斯克编辑，控制工程，设备工程,Consulting-Specifying工程师,mhoske@cfemedia.com．

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来自PointBeyond的项目文档示例

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