非结构化混乱:由于信息管理不当，企业仍将自己置于风险之下

许多公司仍未能有效管理其非结构化信息，而这些信息可能占其总数据的80%。
一份题为文件及记录管理英国研究公司巴特勒集团(Butler Group)的一名专家认为，如果组织在计划实施DRM时超越了合规的范畴，他们将获得成本效益——尤其是在合规方面。
巴特勒集团(Butler Group)高级分析师、该报告的合著者休•克拉克(Sue Clarke)表示:“尽管组织必须遵守的法规和立法数量有所增加，但对许多组织来说，合规问题在议程上的地位仍然很低，诉讼风险仍然是英国和欧洲更大的驱动因素。”“非结构化信息的更好管理性是决定是否实施DRM的决定性因素。我们相信，投资回报是可以实现的，因此，DRM仅凭更好的信息管理就可以节省成本，这是合理的，尽管业务经理往往很难基于这些理由来证明所需的预算是合理的。”
组织的主要技术问题是DRM如何满足他们的特殊需求，以及哪种类型的解决方案最适合他们。对于以文档为中心的组织，在内部创建大部分文档，很少需要与其他存储库集成，电子文档和记录管理(EDRM)系统可能就足够了。这通常提供支持文档生命周期的工作流，包括将其声明为记录，但不提供与其他应用程序的广泛集成。这些产品面向以文档为中心、受监管行业的组织。
然而，具有DRM功能的企业内容管理(ECM)平台通常更适合于导入而不是创建高比例文档的组织，需要集成结构化数据和非结构化信息源，并且需要复杂的以文档为中心的流程。
未来的想法和当前的需求
因此，组织需要仔细考虑部署哪种类型的产品，并且必须考虑未来的需求，而不仅仅是当前的需求。就DRM功能而言，在领先的ECM供应商之间几乎没有选择的余地。它们区分自己的领域是更广泛的ECM领域，如业务流程管理(BPM);数字版权管理;扫描成像;数字资产管理;电子邮件归档;以及输出管理。ECM供应商的这些附加功能反映在平台的价格上，尽管有些附加功能是作为可选模块提供的。
无论组织实施哪种类型的DRM系统，他们都面临的一个潜在问题是信息的长期保留。虽然大多数组织现在认识到需要定期进行硬件更新，但他们也面临着文件格式过时的问题，目前有许多新的文件格式正在开发以长期保存。
档案管理之争
目前记录管理(RM)中比较有争议的领域之一是集成RM和就地或联合RM之间的争论。虽然Butler Group认为集成方法更安全，但它认识到在某些情况下这并不合适，联邦RM是唯一可行的选择。在这种情况下，组织需要特别注意在其原生存储库中维护的记录的安全性。
当组织寻求取代现有的DRM系统时，最重要的是他们得到正确的实施。失败的代价可能很高，因为该系统没有解决组织的痛点，或者员工的利用率很低，因为它为他们提供的福利很少，而且使用起来很麻烦。避免失败的方法是在充分定义和理解目标的情况下详细计划实现，并遵循最佳实践。
克拉克说:“企业很难管理越来越多的信息，对员工创造或保留的内容几乎一无所知或无法控制。它们正将自己暴露在风险之下，特别是随着法院和监管机构对无法满足披露要求的机构变得更加严厉，对不披露的罚款数额越来越大。此外，他们通常会遭受品牌损害。高管们必须明白他们在管理信息方面的责任——对不良做法的无知并不能作为辩护。”

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