伟大的工具，错误的工作:使用Excel进行BOM管理的隐藏成本

Excel几乎在1987年取代了微软的第一个电子表格应用Multiplan之后，制造商就开始使用它来组织他们的材料清单(BOM)。20多年后，可以肯定地说，许多经理仍然经常将他们的产品信息放入Excel的行和列中。

为什么不呢?每个人都喜欢Excel。它很容易使用，每个人都有，而且它随微软Office应用程序套件一起提供，所以它是免费的。

但是，使用Excel进行BOM管理真的是免费的吗?还是说，使用一个有几十年历史的应用程序是在拿你的业务赌博?快速阅读一份典型的制造服务合同，就能给出答案:

“我们需要一份完整的BOM。我们不负责您的BOM、CAD、Gerbers和装配图之间的任何差异，这些差异会影响交货时间表。”

这就是Excel的问题。你永远不能绝对确定你发布给生产的BOM就是你想要的版本，因为Excel没有提供简单的方法来防止或发现你的BOM和图纸之间的差异，甚至在你的BOM本身。这意味着Excel BOM中的每个单元格都是潜在的错误来源，因为对数据的任何更改都需要人工干预。、重新输入键、删除、重新计算等，包括对所有受影响的数据进行繁琐的检查。

由于每个部门的每个人都使用自己的公式、术语、宏，甚至格式，每个Excel工作表都可能在从设计到制造过程的每个阶段带来混乱。

关键时刻
Excel的核心是一个会计程序，而不是一个工程和运营管理解决方案。Excel旨在帮助您创建、格式化和分析数字数据。虽然Excel非常适合处理大型财务数据列，但它并不是一种确保工程和生产数据集成、与相关记录正确链接并根据变化进行更新的机制。不支持自动审计、工程变更命令和请求(ECO和ECR)跟踪以及协作设施。跨数据的链接——尤其是到外部数据的链接——很容易中断。

不过，在处理数字方面，没有什么能胜过Excel。但是使用Excel来管理您的bom是否会有隐藏的成本，从您花费在试图确保数据准确性上的时间，到诸如构建错误的产品、错过交付日期、超出成本预测以及引起报废和返工等代价高昂的灾难?

对各行各业中小型制造商经理的采访表明，使用Excel管理bom确实可能是一场代价高昂的赌博。同样的管理人员已经认识到，一个专用的BOM管理系统是一个更可靠的赌注。现代BOM管理系统提供了一种具有成本效益，时间和成本补偿的解决方案，克服了在错误的工作中使用像Excel这样的伟大工具所固有的缺陷和风险。

当经理们回想起Excel作为BOM管理系统在许多方面的失败时，他们的回答惊人地一致。几乎每个人都说，他们的Excel bom表是如何随着时间的推移而失去控制的。他们描述了他们在VLOOKUP返回可怕的“#N/A”时的近乎原始的反应，因为他们知道一个零件已经在他们的BOM中很多年了。由于错过发货日期和发布错误的生产修正而导致的成本上升被经常提及。

创业型公司的经理们尤其感兴趣的是描述他们意识到自己的小公司不再那么小，他们需要一种比Excel更好的方式来处理产品数据的那一刻。一个典型的故事是这样的:

气球BOM
“我们一开始是用Excel管理我们的bom。一切都很好。我们有一种产品有50个左右的零件。最初，我们的BOM是一个包含三列的简单列表——零件编号、零件名称和数量。很快，我们开始添加制造商零件号、供应商成本、预算成本、公差等列。然后我们进入了大规模定制，这意味着我们用多层次的父bom作为基线来构建多层次的子bom。我们通过复制和粘贴父数据的整个列到子BOM并手动编辑更改来构建这些。

“然后不同的部门，如工程和采购，想要管理或扩展他们的BOM部分。因此，相互竞争的公式、特殊的零件编号和它们的行话就会溜进来。更糟糕的是，由于所有的副本都在工作，主BOM的部分失去了同步。与此同时，bom一直在增长，直到我们不知道如何提取成本数据。我们将运行各种vlookup来匹配父对象和子对象，以及子对象和父对象，只是为了找到并修复每个“#N/A”差异。这让人抓狂，耗费时间，而且枯燥得让人麻木。终于有一天，我们完成了所有这些，收集了所有的图纸，并最终向我们的合同制造商发布了错误的修订，他们尽职尽责地运行了大量错误尺寸的部件。5万美元白白浪费了我们当时就知道Excel不适合做这项工作。”

另一个故事涉及一个我们称之为“鲍勃”的人。

鲍勃退休
只有人力资源部的人才真正知道鲍勃在退休派对前在公司干了多久。鲍勃是Excel专家。坦率地说，让每个人都松了一口气的是，他多年来一直在管理公司的主BOM，作为他的工作保障。他做得很好——64个多兆字节，2500行bom, 20-25级父子关系，彩色编码，隐藏列，带注释的图表，以及数不清楚的外部工作簿链接。

周一早上，鲍勃开着房车去美国旅行后，每个人都意识到，解开公司知识的钥匙在某个不再为他们工作的家伙的脑袋里。项目经理团队花了数周时间试图破译鲍勃的Excel bom。曾经免费、易于使用的企业资产已经成为增长的巨大障碍。

这些问题都不是Excel的错。这个工具只是被要求做一项它本不应该做的工作。Excel没有(也不应该)用于BOM管理的自动化工具和关键任务功能。

此图表提供了Excel和现代BOM管理系统的快速比较，突出了各自的优点、缺点和相对成本。从图表中你可以清楚地看到，Excel是许多日常商业工作的优秀工具。但当涉及到关键任务的工程和运营管理时，它就不适合你每次都必须正确使用的工作。

作者简介:海伦·肖内西(Helen Shaughnessy)是一名产品营销经理领域的解决方案是一家基于软件即服务(SaaS)的产品生命周期管理软件供应商。

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