文书工作的“低技术”IT解决方案

查找重要的业务信息可能是一项耗时且令人沮丧的任务。办公室人员、供应商和客户可以生成大量的纸张。然而，与许多制造业公司产生的纸质记录相比，办公室信息的数量可能会相形见绌。一些公司估计，知识工作者(几乎是任何经常使用电脑的人)花费高达20%的时间仅仅是为了寻找他们日常工作所需的纸质记录。在制造公司，这个数字可能更糟，操作人员为工程师、科学家和质量人员查找记录。当生产记录保存在纸上时，通常要花几个月的时间才能找到重要记录。这种延迟是众所周知的，以至于FDA给了公司18个月的时间来解决问题;其中高达80%的时间用于寻找正确的纸质记录。

这个问题有一个IT解决方案，与许多其他IT解决方案相比，它的技术含量较低。IT解决方案是扫描每个纸质记录，并将其转换为可搜索的。pdf文件。医疗保健、保险和法律行业不得不处理大量的纸张，它们的需求导致了高速文档扫描仪的发展。

具有标准接口的高速扫描仪可从多种渠道获得。它们可以使用文档馈送器以每分钟60页以上的速度扫描数百页。它们还可以连接到应用服务器，以自动创建有用的文件名、设置文档属性并将扫描的文档保存到适当的文件夹中。文件可以保存在简单的文件服务器、文档服务器或协作服务器(如Microsoft SharePoint)上。所有这些存储方法都应该与搜索引擎集成，让人员快速找到正确的数据。

这个解决方案最好的部分是操作成本可以很低。使用现有文件或协作服务器的典型安装，每个扫描记录的操作成本可能不到几美元，而且扫描的记录可能很大，批记录可能超过100页。在制造环境中应该扫描的典型纸质文档包括维护记录、生产记录、实验室记录和库存记录。

它能在这里工作吗?

要查看这种低技术含量的IT解决方案是否有助于您的底线，一个快速的方法是执行一个小型的公司内部调查。确定那些发出信息请求的人，并找出他们在试图获得所需的基于纸张的数据时浪费了多少时间。确定那些真正在搜索正确的纸质记录的人，并找出他们花在搜索上的时间。在线访问这些数据可以很容易地节省80%的时间，让你快速估计节省的时间。

一旦开始扫描所有记录的项目，下一步就是标准化名称和术语。您可以从开发和实现设备标签、产品质量属性、工艺参数、工艺数据标签、操作员识别以及操作或制造方法名称的标准化名称开始。

标准化名称将简化搜索工作，并有助于跨地点调查和研究。已经实施了标准扫描程序和命名惯例的公司发现，它在六西格玛和精益制造项目中是非常宝贵的，可以显著减少数据收集时间。

记住，在线记录不能取代纸质记录。通常，由于监管和法律原因需要纸质记录，但在线记录减少了索引、搜索和使用纸质记录的需要。如果你仍然沉浸在制造文书工作中，那么是时候看看文档扫描来帮助解决你的文书工作问题了。

作者信息

Dennis Brandl是北卡罗来纳州Cary的BR&L咨询公司的总裁，该公司专注于IT制造业。联络他的地址是dbrandl@brlconsulting.com．

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