如何从电子采购工具中获得最大价值

电子采购在八年前几乎还不为人知，但如今已成为几乎所有公司的标准技术。电子采购解决方案最初只服务于采购部门的职能，但今天它的范围在某些情况下已经扩展到企业范围的系统。结果之一是采购、运营、制造和物流有机会紧密合作。

一些最流行的电子采购工具包括供应商分析、电子采购和电子拍卖、合同管理/批准、电子订购和发票、支出分析和萨班斯-奥克斯利要求/报告。

比尔·弗兰克尔，管理合伙人阿舍尔小组该公司是一家总部位于科罗拉多州高地牧场(Highlands Ranch)的采购服务和咨询公司，对将电子采购与制造和运营联系起来的策略略知不少。

Greif公司正在使用OB10的电子发票技术。该系统允许供应商向Greif的应付账款系统提交文件，提高了速度并减少了键入错误。

“很多公司都有电子采购，但仅限于网上订购，”他说。“企业应该扩展到库存管理领域，制造(运营)系统可以与采购部门系统讨论库存水平。”然后，Frankel补充说，如果某个部件的制造库存降得过低，系统就会自动通知，并向供应商下订单。随着时间的推移，可以根据订购模式确定每个部件的理想库存水平。

虽然该系统应该将采购、制造和运营联系起来，但Frankel认为采购部门应该实际管理该系统。

“电子采购是一个全面的系统，通常包括电子订货、电子发票和电子付款。所有这些都需要遵循采购部门制定的原始合同和服务水平协议，”Frankel说。

俄亥俄州特拉华州的一家公司在电子采购方面取得了成功格雷夫公司该公司是一家价值26亿美元的集装箱和保护性包装制造商。

作为其精益制造原则的延伸，Greif希望加快开发票过程，并消除与开发票相关的非增值活动。当时，开发票是手动的，从供应商邮寄发票到进入Greif的系统，需要长达15天的时间。通过缩短这一时间，Grief可以考虑不同的增值付款选项，包括提前付款的折扣。

公司最终选择了电子发票技术OB10．该系统允许供应商以电子方式向Greif的应付账款系统提交发票，提高了速度并减少了键入错误。

根据Greif的中央处理经理Barbara Myers的说法，项目成功的关键是与供应链团队的沟通和协作，以确保公司有正确的信息提供给供应商组织中的正确联系人。

这个项目很成功。迈尔斯报告说:“发票进入系统的速度要快得多。“我们没有接到那么多关于发票逾期或邮件丢失的电话。”

此外，由于邮件浮动的原因，Greif在收到发票的过程中花了10到15天。她补充说:“由于我们不需要花时间将发票数据输入系统，我们也有更多的时间来执行增值工作。”

现在，Greif公司大约60%的发票都通过了这个系统。迈尔斯指出:“我们正在与其他供应商合作，将它们纳入系统。”“我们也在考虑使用这个系统为客户开具发票的想法。”

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