获得更好的控制和仪表RFP/RFQ结果的七个技巧

与许多计划在年底进行的项目一样，该项目需要在实际年底前启动，以便资金可以在两个财政年度中分开使用。不幸的是，时间不多了，你需要尽快发出一份征求建议书(RFP/RFQ)。考虑以下七个技巧，可以更成功地编写RFP，并从接收方池中收到控制系统集成项目的合格提案。

1.使用合格的资源

虽然这是不言而喻的，但RFP中的信息是准确和完整的，这是非常重要的。使用内部或外部资源是可以的，但是他们必须知道或能够快速了解系统、范围和目标，以便为RFP提供数据。

考虑以下场景:客户XYZ需要将其当前的监视控制和数据采集(SCADA)系统升级到最新版本以兼容Microsoft Windows 7。有必要收集当前的软件许可证，以确定升级路径，该路径已在RFP中提供。如果在系统生命周期的某个时刻，第三方供应商安装了自定义的闭源数据管理软件包，该怎么办?如果您收到的投标没有该独特的细节(因为您可能不知道)，系统将无法运行，停机时间将延长，您可能无法访问源代码，并且必须创建另一个自定义解决方案。此外，可能需要新的文档，项目可能会延长几个星期。换句话说，这是一个完全失败的项目。

虽然这个例子有点极端，但确实会发生，特别是当投标人被采购和RFP电子提交软件的墙壁“困在港湾”时。

2.范围定义了成本

降低成本的唯一办法就是缩小范围。供应商价格和旅行时间的微小差异对最终价格影响不大。这就是为什么每当提案之间存在很大差异时，您应该看到危险信号。这意味着很有可能有一个投标人不了解范围，因此没有将部分要求包含在价格中。单独列出你要履行的具体职责，以及你对每一项职责的期望。不要一概而论!要尽可能具体。提供更多的细节将创建一个更准确的建议，并减少事后更改订单的风险。

3.体系结构概述

提供现有控制系统体系结构和未来预期的体系结构。这对于您的供应商了解工作范围是至关重要的。同样，越详细，提交的内容越好。一般来说，供应商会想知道每一块硬件和软件是如何连接的。有时，它还有助于识别通信协议和距离;也许你可以在ICS网络中选择铜线和光纤电缆。

没有必要提供所有东西的高级3d模型。考虑一个简单的控制系统架构图的例子(右)。有总比没有好;所以至少要画出主要的控制系统组件，并在工厂环境中物理连接的每个组件之间放一条逻辑连接线。这并不是一个物理维度的表示;只是一个逻辑连接图。

4.制定一个现实的时间表

大多数集成商都有不止一个客户，而且利用率很高。当涉及到控制系统项目时，供应商不仅需要时间来设计和建造，而且还需要时间来接收材料。你永远不能假设4-6周的交货时间，尤其是当你想要定制产品的时候。给自己10周的时间准备材料，并询问每个供应商的项目工期日历。将每个日历与提案进行相同的比较。如果有些东西偏离了轨道，那么就有可能存在对范围或期望的误解。

5.所有投标人的物料清单

开发材料清单的选择范围很广，包括低端和高端材料，实现结果的多种产品，以及可能改变项目实施方式的“附加”可能性。当给每个投标人一个初步的BOM时，公司往往对他们提交的提案更满意。BOM中的任何缺陷都可以在事后进行更改和更新或调整。在任何一种情况下，提案请求都将生成更准确的提案，因为每个投标人将对相同的材料定价，并且只显示他们的加价。

单一BOM还使投标人有机会提供更清晰的选项。在许多情况下，这是提案中一个简单的增加/扣除部分，每个投标人可以提出节省成本或未来验证的替代方法。如果您更喜欢单一的制造商，请当地业务部门或分销商提供建议的BOM。这有助于保持事情的简单明了，并允许项目的材料停留在您的区域内，这是分销商必须支持的。

6.在线投标查询表格和投标前会议

在RFP发布几天后召开投标前会议是很常见的。如果目标是在降低风险的同时为项目获得最佳价格，除非被用来排除投标人，否则这是不现实的。在RFP发布后不少于一周的时间框架的中间召开投标前会议。同样地，在项目截止日期的前一天召开会议也没有意义。

还可以考虑一个在线的并与所有投标人共享的投标人查询表单。请务必不要给投标人的编辑权限的答案形式，但只是允许输入的问题在一个形式，然后回答他们在另一个。所有输入都被跟踪，这提供了非常有效的沟通和更高的建议准确性。如果使用电子投标软件，请确保每个人都熟悉这个过程，并了解如何提交和接收信息。请记住，大多数供应商与十几个不同的在线门户网站合作，其中许多并不友好。也有情况下，一个投标人可能在截止日期前看到其他投标人，所以必须在项目开始之前进行测试。

7.风险应该比价格更重要

虽然低价似乎是看起来最好的出价，但构成一个项目的因素有很多。最大的考虑应该是风险，而不是价格。创建一个加权定性清单，让你可以根据对你来说重要的东西对你的提案进行排名。在提案中任何让清单不平衡的地方，请供应商更详细地解释。你可以将任何东西添加到你的清单中，甚至是无形资产，如信任和投标人的个性。授予项目的公司应该是合作伙伴，你必须能够在整个项目生命周期内与他们合作。

一个成功的项目建立在沟通的基础上。一定要提前把你所有的相关信息提供给你的潜在投标人，永远不要认为把项目的关键部分遗漏掉会导致更低的成本。不要成为组织中的障碍，相反，要投入工作，这样项目才能顺利进行，并在预算之内。

伊莱·詹金斯客户经理在哪里跨公司．他有化工制造、控制系统集成和顾问销售的背景。本文最初发表于Cross Company的创新控制博客。由制作编辑克里斯·瓦夫拉编辑，控制工程， CFE传媒，cvavra@cfemedia.com．

原始内容可以在innovativecontrols.com．

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