有效的文件组织管理项目
当涉及到文件存储和保持一切有序时，如果团队中的每个人都不在同一页面上，结果往往会导致混乱，需要一个项目规模的努力来解决问题。
多年来执行和管理项目的一个更有趣的方面是，项目经理会意识到，那些没有说出来的事情——通常是因为假设每个人都看到了铁的逻辑和完美的理由，以特定的方式做某事(当然是你的)——实际上是最重要的事情，不管它们可能是多么平凡和平庸。
项目经理可能会做一些事情的方式可能直接与项目中其他人认为应该怎么做的方式不一致，如果每个人都没有在同一页上，每个人都会按照自己认为合适的方式去做，结果将是一个如此深而高的混乱，如果没有项目规模的努力就无法清理。其中之一就是文件存储。
每一课都有伤痕，这一课也不例外。在这个特殊的项目中，当文件管理到达一个与上面图片的电子版本没有太大不同的点时，实现了:文件分散在多个服务器甚至个人笔记本电脑硬盘上，同一文件的多个副本存在，只是“修改”的日期和时间不同，相同的文件信息复制在几个文件中，但文件名不同，文件归档的“规则”是如此复杂和晦涩，甚至应用它们的人也不记得它们是什么或它们的用途。更糟糕的是，每个团队成员都有自己的系统，这些系统与其他人的系统完全冲突。
项目完成了，尽管花了很大的努力来解决这些问题。后来，他们决定开发一种更好的方法来处理这个问题。虽然有很多方法可以实现文件管理，但有一些原则应该采用:
- 它必须是明确的。即使对系统的普通用户来说，每个文件的性质都应该是显而易见的，可以通过文件名、文件位置、属性、元数据或其他容易观察到的特征来确定文件是什么。这对于文件的最新版本尤其重要。没有什么比投入大量的时间和精力来完成一份文档，然后将其早期的、错误的版本发送给客户更糟糕的了。
- 它必须是直观的。复杂的规则会引起误解，所以要保持系统简单，以便能够快速理解，即使是几个月甚至几年后才来查看您的文件的人也能理解。现在大多数电子存档都是使用项目执行时的形式完成的，所以要保持规则简单，只要观察系统本身就能理解。
- 它必须是可追踪的。通常，解决方案是如何开发的以及为什么开发与最终产品同样重要。必须保留和存储以前的文件版本，以便清楚地将它们标识为不可工作的版本，但保留它们用于文档谱系。至少，保留传输到客户端的所有版本，但更复杂的解决方案甚至可能要求保留在制品版本，以显示这些文档是如何到达那里的。
在最初混乱的工作之后，这些项目以这种具体的方式实现了上述内容:
- 所有文件都保存在一个单一的位置，不允许在本地复制。通常，会使用服务器上的文件夹，但由于团队在地理上分布广泛，因此使用了基于云的系统。
- 每个主要文件类型的文件夹被创建，文件名标准化。
- 当前每个文件的“一个真实文件”保存在该文件类型的根文件夹中。
- 如果一个文件被认为是完整的，则生成一个与该文件具有相同文件名(但扩展名为.PDF)的PDF，并与可编辑文件一起保存。这向所有用户表明没有挂起的编辑。没有PDF的文件被认为是在修订中。
- 传输到客户端的文件被复制到根文件夹中标记为“Rev 1”、“Rev 2”等的其他文件夹中。该文件的可编辑版本和PDF版本都已存档。通过这种方式，可以很容易地为任何文件重新构建修订进程。
虽然并不完美，但这种方法极大地减少了与文件管理错误相关的混乱、返工和风险。项目经理需要问自己如何实现这些原则，或者可以应用哪些附加的标准来使系统更加可用和防错。
本文由Bradley Ems撰写。布拉德利是一名项目经理特立独行的技术是一家领先的自动化解决方案提供商，为流程工业提供工业自动化、战略制造和企业集成服务。Maverick提供广泛领域的专业知识和咨询，包括工业自动化控制、分布式控制系统、制造执行系统、运营战略、业务流程优化等。
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