巧妙地社会化:企业拥抱在崇高的Web 2.0环境中发现的wiki、博客和协作工具

今年1月,PTC(列车自动控制系统)是一家产品生命周期管理(PLM)软件供应商，发布了Windchill ProductPoint，并将其描述为一种社交产品开发工具。虽然Windchill ProductPoint为产品开发过程带来了更多的协作，但社交产品开发描述词指的是软件提供的协作功能，如博客、wiki、即时消息和社交网络。

利用这些类型的协作功能(有时称为社会计算或Web 2.0)专门用于产品开发的想法是一个更大运动的一部分，在这个运动中，人们用于社交或创建连接的工具正在被公司采用以实现协作。

微软例如，微软在发布Microsoft Office SharePoint Server 2007后，开始大力推动将社会计算整合到企业基础架构中，该服务器提供了许多现成的功能。

微软PLM战略全球行业主管西蒙•弗洛伊德(Simon Floyd)表示:“我们认为这是一种(不断发展的)工作方式。”

在某种程度上，社会计算技术使用的增长是由获取和查找信息的需求驱动的。

Floyd说:“那些处理大量信息的公司，以及拥有许多具有不同技能的作者的公司，通常是以更普遍的方式采用社会计算的公司。”“其中一个主要原因是，他们的组织中有大量的信息，这些信息表明了产品的知识产权。他们知道信息就在那里，但并不一定局限于任何一个系统或任何一个团队。”

合作的分析

但是，发掘IP并不是维基和博客在公司内部网中出现的唯一原因。在Projility总部位于弗吉尼亚州维也纳的管理和技术公司，提供包括SharePoint协作咨询和实施服务在内的服务。公司副总裁Rob Hirschmann指出了另一个因素:SharePoint Server 2007的广泛采用，这通常包含在与微软的企业协议中。

“三四年前，当微软开始将这个产品纳入其企业协议时，它几乎颠覆了整个行业。因此，与其进行100多万美元的重大资本投资，不如这样想:“现在我已经拥有它了——我该如何使用它，我该如何使用它?”’”赫希曼解释道。

这个问题通常可以通过评估公司的需求来回答。毕竟，协作对不同的人意味着不同的东西。公司是否想要加强员工之间的互动，或者加强团队，或者使整个企业更加同步?所有这些目标都可以推动技术部署。

赫希曼解释说:“它可以从建立个人网站开始，这样人们就可以分享关于自己和他们擅长的事情的信息，然后从电子邮件或共享驱动器中提取信息，并将其放在一个集中的存储库中。”“然后我们开始看到更多的团队协作，包括门户和集中接入点，这样每个人都可以去一个地方访问他们的信息。除此之外，你还要开始考虑实现业务流程、工作流程、论坛和内容管理。”

根据Floyd的说法，在SharePoint领域实现协作的第一步是创建一个配置文件。在很多方面，这听起来类似于创建MySpace或Facebook页面。

“个人资料可能包括你的技能、你感兴趣的工作、你正在从事的项目类型以及你拥有的经验。所以你可能有一些文档，一些图像，一些其他类型的媒体来教育人们你在做什么，”他说。

概要文件将人们链接到他们创建的内容，例如发布在团队共享站点上的文档，或者他们创建或贡献的博客或wiki。使用SharePoint搜索功能，用户可以找到他们正在寻找的信息——或者这些信息的创建者——进而确定他们完成工作所需的资源，无论是寻找问题的答案，从别人过去的经验中学习，还是组建一个团队来处理一个新项目。

图形有吸引力

SharePoint带来的协作并不局限于企业内部。SharePoint还可以用于增强与合作伙伴、供应商、经销商和客户之间的协作。

利用SharePoint功能的一家公司就是这样做的罗兰DGA是日本滨松Roland DG Corp.在美国的营销、分销和销售部门。罗兰DG为图形艺术，美术，摄影，雕刻和3D建模行业生产产品。

作为将其大部分财务、CRM和协作基础设施整合到微软软件上的举措的一部分，Roland DGA将SharePoint Server 2007与Microsoft Dynamics GP、Dynamics CRM和Microsoft Office InfoPath 2007一起部署。在此过程中，它创建了内部和外部团队站点，支持员工、客户和经销商之间的协作。

但这只是罗兰集团计划采取的鼓励和实现合作的第一步。今年，它还将推出一个新的社交计算平台。

Roland DGA首席信息官鲍勃•卡斯尔(Bob Castle)表示:“我们将(这个新平台)视为与客户建立额外互动的一种方式。”“现在我们建立了一个论坛，但它是独立于团队网站的。我们正在寻找更多的整合与论坛，与团队网站，与博客。我们正在考虑使用聊天技术与客户进行实时通话，当然也包括维基百科。”

虽然聊天、维基和博客将为Roland DGA提供与客户沟通的新途径，但还有另一个好处，Castle说。

“是的，这是另一种沟通渠道，但它确实可以以不同的方式打动人们。它可以做其他沟通渠道做不到的事情。”

然而，这些好处是有代价的。Castle指出，新的沟通方式需要文化的转变，他说:“创造内容，以这种方式与客户互动，让客户以这种方式互动，保持内容新鲜，并做出适当的回应。”

虽然SharePoint可能为公司提供了一个理想的社会计算平台，但其他供应商正在寻找利用SharePoint协作功能来创建新产品的方法。这就是PTC在其新的社交产品开发产品Windchill ProductPoint中所做的。

相关扩展

PTC产品管理副总裁李•加夫(Lee Garf)表示:“我们已经让SharePoint与工程团队紧密相关，我们已经将社交网络和社交计算扩展到社交产品开发领域，这是我们创造的一个表达，用来解释产品开发环境中的人们如何相互联系，以设计和构建更好的工具。”

Garf补充说，Windchill ProductPoint的部分价值在于与PTC Pro/ENGINEER的紧密集成。

加夫说:“当你在自己的工程应用程序中工作时，你就可以与人联系，或者你可以搜索具有特定技能的人。例如，如果某人正在处理你需要的文件，你可以通过存在检测立即联系到他;你知道他们在线，你可以在这个工具的背景下立即进行即时通讯或网络会议。”

虽然社会计算有其优点，但存在的主要问题是安全性。毕竟，团队网站可能会使信息共享更容易，但也可能使人们更容易带着这些信息离开。

这就是微软提供Windows权限管理服务的原因，该服务可以添加到SharePoint中，通过持久的使用策略来保护信息，无论文档到哪里，这些策略都会附加到文档上。因此，如果一个未经授权的用户下载了一个文档，他或她将无法打开它。

但有时这还不够。对于安全要求更严格的公司，例如航空航天和国防(A&D)部门Exostar，一个安全的多企业协作解决方案提供商，提供ForumPass4。去年九月发布的新版本经过重新设计以封装SharePoint。

为了方便用户在保护信息的同时进行协作，ForumPass4包含了不同的安全配置文件，这些配置文件根据单个用户的凭据和角色划分了对信息的访问。

一旦用户登录到ForumPass4，他们就可以访问外部站点，通过该站点，他们可以共享文档、建立和跟踪工作流、参加Web会议，并为wiki和博客做出贡献。

ForumPass4可用于内部和外部协作。Exostar的安全和协作解决方案副总裁Vijay Takanti表示，虽然它可以在安全的环境中使用维基和博客等社交计算工具，但这些工具在A&D领域并不常用。

事实上，Exostar已经禁用了其在ForumPass4中最严格的安全配置文件中的wiki和博客，“因为我们还没有找到从审计角度保护wiki和博客的简单方法，”Takanti解释说。“如果发生了泄露，他们想知道谁可以访问文件以及何时访问。审计日志在很大程度上是关键。”

科技一代

A&D并不是唯一一个缓慢采用社交计算的行业。根据projile的Hirschmann的说法，制造商通常比知识行业的公司更少使用它。

赫希曼说，在那些在公司内部使用维基、博客和其他社会计算工具的制造商中，接受这些工具的员工通常年龄在“23岁到35岁之间”。他补充说:“在那之后，你会有一个下降，因为人们会有更多的保护意识，而且有些人并不是在科技的陪伴下长大的。”“但有趣的是，在许多由年轻人取代老年人的组织中，他们期待这项技术。他们每天都使用Facebook和MySpace，如果你不在他们工作的时候提供这些服务，他们就会去其他地方获取这些服务。参见侧栏)。”

这就是为什么赫希曼认为，年轻员工的热情采用将使社交计算工具成为必备工具，即使对目前使用社交计算工具有限的公司也是如此。

“他们必须为此做好准备，”他说。“那些已经做到这一点的，他们将走在曲线的前面，而那些仍在与之抗争的，对他们来说只会更加痛苦。”

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本杰明·弗里德曼(Benjamin Friedman)是马萨诸塞州弗雷明汉公司(Framingham)产品生命周期战略研究经理

报告作者弗里德曼指出:“劳动力流失导致的知识赤字在航空航天、国防、汽车、高科技和能源/公用事业等制造业领域都是一致的。”Web 2.0:知识管理的拐点。

在那份报告中，Friedman认为Web 2.0技术在某些方面将优于传统商业软件供应商开发的早期知识管理(KM)应用程序。

例如，他说，传统的知识管理解决方案试图通过企业法令和严格的工具来获取知识，而Web 2.0技术则通过给员工自己定位、组织和整合知识的方法来促进“有机”知识管理。

弗里德曼认为，各种因素的汇合正在创造一种环境，在这种环境中，制造商必须考虑投资于获取和共享知识的新方法。例如:

老龄化的国内劳动力造成了知识短缺，尽管新兴市场正在培养科学、工程及相关学科的毕业生，但这些人往往缺乏实践经验。

传统的知识管理工作在很大程度上是不成功的。20世纪80年代对知识管理的投资并没有产生预期的结果，最终花费比预期的要多。的原因吗?“初衷是好的，但方法并不奏效，”弗里德曼说。首先，这些应用程序本质上是刚性的。另一方面，公司倾向于把他们视为公司的命令(“你必须做出贡献，否则!”)，他们通常被视为居高临下。

第三，正如前面提到的，Web 2.0技术——曾经是寻找问题的解决方案——正在被证明是这项工作的实际替代方案。

但是Friedman很快指出，Web 2.0技术不会完全取代以前的知识管理方法。

“当然，有一些传统的知识管理工具需要保留，而Web 2.0并不是为了取代它们而设计的，”他警告说，并补充说，应该保留的是那些涉及非常规定的过程的工具，它们不会提供偏离的机会。他说:“这些都是需要记录的过程，不应该允许任何程度的编辑评论。”

在当今的经济环境中，使用Web 2.0技术可能特别相关和有用，因为每一分钱都很重要。

“这是一种省钱的方式，”弗里德曼解释说。例如，如果现场技术人员需要在现场修理设备，在传统模型中，他将驾驶他的卡车到工地，装满他从库存中取出的各种零件，这些零件可能是维修所必需的，也可能不是。一旦他意识到卡车上的库存不足，他甚至可能需要返回取回另一个零件。

但是，如果问题是在Web 2.0环境中输入的，那么其他现场技术人员可能已经记录了他遇到类似问题的经验。弗里德曼说:“这样一来，第一个技术人员就会明确地知道他需要什么。”

他补充说，在某些情况下，甚至可以在没有技术人员进入现场的情况下远程解决问题。

根据Friedman的报告，组织应该把重点放在知识管理计划上——包括Web 2.0——它提供了结构和规定性元素的混合——比如基于案例的推理——结合非正式的解决方案，以交互式的思维速度提供信息流，比如即时消息。这种知识管理方法带来了敏捷决策，以及长期重用知识的机会。

“目标应该是集中的知识管理解决方案，而Web 2.0可以提供这一点，”Friedman说。

挑战仍然是创建一个能够实现两件事的治理模型。他表示:“一方面，它不应落入企业授权的模式。”“另一方面，它仍然需要提供某种程度的结构，以阻止恶意意图，并制定如何使用这些系统的规则。”

例如:什么是有用的信息?什么被认为是需要消除的“噪音”?

一旦达到平衡，实际部署到工作人员中应该比使用传统的知识管理解决方案更容易。“人们不太熟悉传统的KM接口，”弗里德曼说。“然而，今天的人们对典型的Web应用程序非常熟悉，因此应该只需要有限的培训。”

作为指导，弗里德曼建议研究一下美国国防部在这一领域所做的工作。”他们正在努力应对平衡的挑战。”“他们正在制定可能在工作场所有用的规则。”

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