工程项目管理:Microsoft SharePoint和仪表板如何提供帮助

伊利诺伊州芝加哥的DMC公司咨询服务总监Rick Rietz解释说，工程师可以通过使用微软SharePoint创建的仪表板更好地控制项目。他在2012年奥运会上说相在亚利桑那州斯科茨代尔举行的行政会议。

Rietz在控制系统集成商协会年会上告诉与会者，微软SharePoint在全球拥有超过1亿用户，是协作和文档管理的主要商业平台。然而，大多数企业都没有意识到SharePoint也可以成为项目经理的配置管理武器，可以自动聚合和共享来自多个来源的信息。SharePoint仪表板激励团队并按时按预算交付项目。Rietz提供了以下关于使用基于浏览器的项目管理软件工具集的建议。

关键绩效指标(kpi)可以内置到SharePoint平台中，自动聚合来自多个系统的数据。SharePoint也非常适合远程工作者，因为用户可以随着项目的进展贡献内容，无论他们身在何处。

有许多实际用途和许多相关的应用程序可以通过Android和苹果iPhone平台访问。

功能包括使用内部网、文档控制、通过邀请合作伙伴参与项目的各个部分进行协作、开发团队项目协作站点、显示关键里程碑以及在发生更改或完成某些任务时发出警报。可以设置审计和版本控制，以及任务、问题、文档和联系人列表。模板可用于更快地启动项目。

文档管理功能可以节省时间，避免使用过时的文档，从而防止错误。而不是通过电子邮件发送多个版本的文档，可以上传一个文档并发送链接。

工作流对于业务流程的结构、一致性和效率非常有用。

搜索东西也比在传统的文件夹结构中导航要快。该软件可以索引网络驱动器或SharePoint Portal中的每个文档中的每个单词，使用参数过滤面板快速简便地过滤搜索结果(包括搜索结果中的重复指示)。wiki是一种网页格式，可以根据标准操作程序(sop)创建，并带有指向相关领域的超链接。

SharePoint仪表板允许例外管理，具有任何需要跟踪的自动化过程。通常可以为每个组织或部门建立三到五个仪表板，从多个系统提取数据，每隔几分钟更新一次。预测可以与结果进行比较，显示红色、黄色或绿色，推动文化变革，改善沟通，激励员工。

可以创建个人KPI仪表板，这样员工就可以为奖励累积积分。项目可以显示分配的资产数量、时间、预算和其他重要标准。

标准操作程序和最佳实践可以联系起来，新员工可以立即点击深入了解更多信息，从而节省时间并更快地跟上进度。

对于非常大的项目，可能需要Microsoft Project软件。然而，对于许多项目来说，Microsoft SharePoint项目工具可能就足够了，它可以显示里程碑，并与Microsoft Outlook同步任务。

为了执行项目，可以通过使用元数据来控制内部和外部可用的文档，这可以在创建文档时强制进行适当的分类。风险、问题和缺陷的列表可以改进跟踪并包括版本跟踪。

可以管理文档和批准工作流。配置管理工具跟踪并记录系统特性的更改。

当开始一个SharePoint门户时，最好从创建一个带有wiki的内部网开始，以记录和共享sop。接下来，选择一个要改进的业务领域，并选择一组kpi。销售部门通常先去，然后是项目部门。先做计划，然后逐步添加功能。不要一件事都说。首先决定是按部门组织更有意义还是按职能组织更有意义。

其他使用这些工具的CSIA系统集成商包括Avid Solutions, Concept Systems, MR Systems, plc Plus和Stone Technologies。

至于价格，Rietz说，微软SharePoint基金会版与微软Windows Server一起是免费的。此外，还提供了Sharepoint 2010和Sharepoint 2010企业版的附加功能。

——Mark T. Hoske, CFE Media内容经理控制工程、设备工程、和Consulting-Specifying工程师,可致电mhoske@cfemedia.com．

www.controlsys.org

//www.globalelove.com/integration

www.microsoft.com/sharepoint

www.globalelove.com/channels/information-control.html

www.dmcinfo.com/Services/SharePoint-Consulting-Services.aspx

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