电子纸
想要快速报复?电子纸是对你有利的投资。当宾夕法尼亚州财政部的失业补偿支付局得知他们用来处理福利支票的计算机系统不符合千年虫标准时，他们被迫用更高效的文件管理和成像系统来取代该系统。
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想要快速报复?电子纸是对你有利的投资。当宾夕法尼亚州财政部的失业补偿支付局得知他们用来处理福利支票的计算机系统不符合千年虫标准时，他们被迫用更高效的文件管理和成像系统来取代该系统。在旧系统上打印的支票必须进行五次缩微处理。退回已取消的支票需要6到8个小时才能通过一个文件分类器，在那里提取和核对信息。新系统捕获打印支票的图像，并在一小部分时间内对返回的支票进行核对。结果是:投资的100万美元中有一半以上在使用的前三个月就收回了。
1979年《美国新闻与世界报道》预言在20世纪80年代，“计算机将创造一个‘无纸化’的办公室。”当然，不是所有人，包括计算机巨头IBM，都接受了无纸化办公室的概念，今天我们知道这个预测是愚蠢的。
总部位于纽约的咨询公司Weiner, Edrich, Brown Inc.的董事长兼分析师阿诺德•布朗这样解释道:“事实是，在人类社会中，技术不会取代现有事物，而是在原有事物之上层层叠加。”
对我们中的许多人来说，校对、编辑、评论，甚至只是简单地理解我们所读的东西，都最好用纸来完成。
电子邮件就是一个最好的例子。我们多久打印一次电子邮件信息，然后把它放在柜子里以备将来参考?根据美国森林和造纸协会的说法，很明显，这种情况经常发生。1986年，办公用纸的出货量为250万吨，到1998年，办公用纸的出货量已达到460万吨。
所有的纸都到哪里去了?
政府印刷局(GPO)满足了大约一半的联邦政府的印刷需求，它说它每年处理超过27,500吨的纸张，并且估计它的外部承包商每年使用额外的100,000吨纸张。此外，每月从GPO网站检索的文件超过2100万份，约924千兆字节的信息。这些文件有多少被打印出来，谁也说不准。
纸张的消耗并不局限于政府和老牌企业。在他的书中生意@思想的速度，微软首席执行官比尔·盖茨分享说，1996年，微软打印了35万份销售报告，并保留了1000多份打印表格，其中114份是用于采购的。为了响应盖茨先生减少纸张使用的要求，微软估计在1997- 1998年期间减少了纸张使用，提高了第一次传递信息的准确性，并提高了生产力，总共为微软带来了4000万美元的利润。
关注纸张的使用问题并不是要用数字纸张取代真实纸张的阴谋，尽管这正在进行中。(参见侧栏电子墨水和电子书。)这一切都是关于使用技术来改善文档的存储和处理方式，环顾大多数公司，工厂或车间，可能会发现更好地管理文档的机会，并确保我们打印的文档是最新和最好的。
传播信息
文档管理没有明确的定义，但其真正的目标是准确、可靠、及时地传播信息。一些人认为，信息的传播最好是作为一个点解决方案来实现的，在这个点解决方案中，为业务的特定部分设计的软件被部署，而不考虑业务的其他部分。另一些人认为信息传播应该仍然是企业资源规划(ERP)空间的一部分，还有一些人认为由应用程序服务提供商提供的自定义门户提供了最好的信息传播解决方案。事实是，在制造/生产环境中，与客户和供应商密切合作是必要的，最好的解决方案是结合所有三种方法(参见文档管理系统解剖图)。
工厂/车间可能需要一个点解决方案，该解决方案传播与数控程序、工具清单、安装表、图纸、客户订单、退货授权和其他有效运行所需的重要细节相关的最新文档。然而，选择工厂/车间的解决方案，而不是孤立的。它们应该使用和支持各种标准文档交换格式，并提供与其他文档管理系统的轻松连接。
在实践中，工厂/车间点解决方案可能位于文档管理层次结构的最底层，只有未来24至48小时生产所需的信息驻留在工厂/车间系统中。在高度优化的企业中，新的生产信息将根据新的生产计划自动下载到工厂/车间系统。也就是说，工厂/车间系统不应该如此naïve以至于在任何旧时间接受任何下载。需要有保障措施来确保新信息的传播不会覆盖“正在使用”的信息。
同样，应保护使用中的信息，防止因工程更改/改进而导致的未知和未经批准的更新。如果客户订单的最后三分之一与前三分之二不同，因为发生了未知的文档更新，则可能发生真正的惨败。
当使用ERP系统集成文档管理时，需要考虑一系列新的问题。
首先，文档管理作为ERP提供商的一个集成模块仍然是一个相对较新的产品。大多数成功的实现都将第三方文档管理软件解决方案集成到现有的ERP解决方案中。这可能会随着时间的推移而改变，但现在您应该寻找已经成功地将其应用程序集成到您使用的相同ERP系统中的文档管理提供商。不要相信他们的话;询问推荐信，并查看。
尽管ERP集成文档管理系统减少了劳动力，但这并不是主要动机。主要的好处是投标包的准确性，客户和供应商信息的及时性，以及更快的文书处理;这样就可以及时传播信息，按时支付账单，并收取折扣。
协调的差异
成千上万的公司通过实施广泛的合规程序来遵守监管机构(如ISO、OSHA、EPA、FDA等)概述的文件控制指导方针。
在遵守纸质程序方面的一个问题是，没有万无一失的方法来保证每个员工都知道并遵守最新的程序。增加合规性复杂性的是过多的文档生成器(客户、供应商、员工、股东、公众、政府等)、文档源(Word、WordPerfect、Excel、Lotus、AutoDesk、Visio等)和文档格式(电子邮件、传真、文字处理、电子表格、绘图、图形、照片、数据库等)。不要忘记，每天仍有大量的手写和硬拷贝文件。
一个好的文档管理系统必须能够以一种对用户透明的方式有力地处理所有这些复杂性。你可能会问吗?在过去的两三年里，这个问题的答案已经改变了。
与四五年前相比，今天的文档管理技术已经取得了跨越式的进步。
例如，根据法律规定，联邦人口普查局必须在2000年12月31日前汇编并报告居住在美国的近3亿人的数据。为了完成这项艰巨的任务，人口普查局安装了一些新设备，并将其与承包商拥有和操作的设备连接起来。人口普查局的出发点是建立一个包含美国每个地址的数据库。鉴于目前美国房地产市场的繁荣，这意味着每天都会出现新的地址，这就要求现场工作人员用地址列表对各个区域进行检查，并记录更改和/或添加的地址。希望当所有的人口普查表格完成并归还时(截止日期为今年4月)，每个居住在美国的人(无论是否为公民)都能与2000年4月1日的正确居住地相匹配。
当完成的表单到达数据捕获中心时，它们要经过两个步骤:高速(每小时30,000个信封)签入和数据捕获操作。每个表单都包含一个唯一的条形码，可以通过信封窗口读取。在初始扫描之后，短表格和长表格(小册子)都从信封中取出，准备、扫描、分类，并使用带有光学字符识别软件的双面扫描仪作为ASCII数据登记到人口普查数据库中。在整个过程中，人口普查局通过安全的互联网连接和标准的网络浏览器提供访问人口普查数据的途径，尽量减少印刷材料的数量。
像大多数其他行业一样，Internet和web技术使文档管理供应商/解决方案公司能够在复杂地连接管理业务流程所需的文档分发方面取得巨大飞跃。这些包括产品数据、知识、在线市场、制造、客户和供应商关系，以及其他业务计划和执行活动。简而言之，web技术与高效的文档管理服务相结合，是实现广受欢迎的企业对企业愿景的关键。
花钱省钱
即使信息传播需求比宾夕法尼亚财政部、微软或联邦人口普查局更小和/或更简单，文档管理解决方案也可以节省资金。
例如，Metal Form (Kent, Wa.)为包括航空航天在内的各个行业提供精密机器零件和组件。Metal Form机械师Steve Stewart说他们的文件管理系统在每个零件的设置上节省了一个小时。
“以前，在一个典型的四到五个小时的设置中，我们花了大约一个小时来收集我们需要的所有文件-工具清单，工作说明等。即使我们把所有的文件放在一起，更改也很难阅读，很难保持所有的文件都是最新的。现在，我们可以立即找到文件，我们知道我们得到了最新的、经过批准的版本，”斯图尔特解释说。
数字论文是标题;文档管理或信息传播是主题。提高生产力和节省资金是它的全部内容。
电子墨水及电子书
我们中有些人看到传统的纸张和印刷被电子墨水取代，形成电子书。
在麻省理工学院，雅各布森教授和他的同事们正在开发一种电子墨水技术——只要按一下按钮，就可以把纸张擦干净，并立即“重印”。雅各布森教授设想了一种更像传统纸质书而不是电脑的外形，只不过书脊上有按钮。按下按钮:战争与和平出现了。按另一个按钮:《圣经》．
这个过程包括在纸上涂上一种物质，这种物质是由数百万个带有深色颜料、白色粒子和电子的微小胶囊组成的。当施加负电荷时，深色颜料暴露出来，文字就出现了。一个正电荷给白色粒子提供能量——一张空白的纸。
在微软(Redmond, Wa.)的一个名为“ClearType”的项目中，人们正在研究一个类似的想法，但是使用了一种完全不同的方法。
一开始，ClearType项目团队对计算机屏幕每英寸只能显示80到106个点感到沮丧，这对于精确、清晰地显示小字体(9点和10点)来说太大了，而激光打印机每英寸可以显示600到1200个点。由于不愿意等待5年或10年新的液晶显示(LCD)技术，该团队开始将每个像素划分为三个子像素(红、绿、蓝)。结果，当一页ClearType文本出现在LCD屏幕上时，毫无疑问，ClearType文本更清晰，更容易阅读。
自从ClearType被宣布和演示以来，ClearType项目团队一直在与业界和出版商合作开发开放的电子书标准。
对于那些想要更传统的书籍外观和感觉的读者，已经有一些硬件供应商在开发能够加载和显示电子书文本的专用设备。微软ClearType团队预测，在未来两年半的时间里，电子书将变得广泛，你将会像读一本平装小说一样舒服地蜷缩在电子书前。
无论是电子墨水还是电子书，用不了多久，你的日报就会一直放在早餐桌上，今天的新闻就等着你去读。
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