消毒的邮件

最近在圣达菲举行的CSIA高管会议上，我讲了一个严肃的话题，但标题有点半开玩笑。标题是“如何写信件和电子邮件，不会让你的律师抓狂。”在那次演讲之后，我收到的幻灯片请求可能比我当时或之后的任何其他自动化法律演讲都要多。

我不应该感到惊讶。集成商、原始设备制造商和流程终端用户——他们都是技术头脑——通常不会过多考虑“合法性”，直到他们发现自己处于业务的一端，比如说，传票。别误会我的意思，我不是在抱怨。作为一名律师，在一个出了差错的项目上做清理工作，让我的孩子上了大学。但是，像所有的律师一样，我喜欢站在胜利的一方——我的自动化客户在他们的电子邮件中写下的内容会极大地影响“胜利”(无论你如何定义这个术语)是否可能。

简而言之，这就是问题所在。尽管公众对法律职业的概念主要包括在证人席上作证的人，但现实远比这乏味得多。实际上，律师们花了100天的时间来辩论每一份文件上的内容法律与秩序盘问的时刻。为什么呢?这是因为人们在事件发生时(而不是在律师介入后)在通信和备忘录中所说的话具有更大的可信度。这就涉及到电子邮件。电子邮件尤其容易成为律师的攻击目标，因为它们往往比正式信函更非正式，也更缺乏深思熟虑。(法院甚至制定了新的规则来管理在诉讼中向对手披露电子邮件，许多大型律师事务所(包括我的律师事务所)已经成立了在“电子发现”方面具有特殊专业知识的律师小组。)

那么自动化公司该怎么做呢?我提出以下几点建议:

首先，在你的合同或说明书中加入条款，明确规定只有特定的人才有权代表公司发言。

其次，建立一个发送重要(或半重要)项目通知的内部政策，明确通知不仅需要来自项目经理，而且还需要得到项目经理老板的批准(例如)。对于更大或更重要的项目，建立一个“由律师处理”的政策(这意味着，你先写电子邮件草稿，由公司律师处理，然后在它被适当地“消毒”后发送出去)。

电子邮件应该如何“消毒”?这里有一些简单的规则:

它们应该与你的公司想要讲述的关于项目的“故事”相一致，如果问题爆发了，然后需要由第三方来决定。

理想情况下，出于同样的原因，它们应该很容易理解(即尽可能地非技术)。

在有意义的地方，将你关于项目活动的“信息”与合同条款联系起来。很少改写合同条款。逐字引用关键部分。

如果你有可能不知道或不完全理解所有的事实，避免陈述事实，因为对手可能会利用这些事实来攻击你。

在列出项目、问题、任务等时，养成使用“among other things”这个短语的习惯。如果你无意中忽略了一个重要的问题，这个简单的方法可能会拯救你。

现在，尽管在匆忙发送的电子邮件中发表不合时宜的声明有危险，但你从中得出的结论不应该是，完全停止发送电子邮件就可以避免所有问题。这将是一个错误——而且确实会给你的律师带来最糟糕的噩梦:在一场法律对抗中，当时发生的事情唯一的记录是由敌人写的!

作者信息

Mark Voigtmann是Baker & Daniels, LLP(华盛顿特区，印第安纳州和中国)的律师。他的团队协助自动化和流程行业构建项目和解决纠纷。（Mark.Voigtmann@bakerd.com或317-237-1265)。

您是否具有本内容中提到的主题的经验和专业知识?你应该考虑为我们的CFE媒体编辑团队做出贡献，并获得你和你的公司应得的认可。点击在这里开始这个过程。