审计法律运行状况

是否有可能进行自我审计，以确定自动化行业公司的“法律健康”?我会相当自信地回答这个问题——虽然很有资格——是的。

这一资格的理由是，一家企业的合法健康状况与它的文化和员工有很大关系，就像它与审计期间可能拍摄的任何“屏幕截图”一样。尽管如此，一个难以忽视的“屏幕截图”讲述了故事的重要部分，涉及该公司的法律文件。它们是有序的吗?或者，更确切地说，它们是否存在?

我说的法律文件是什么意思?我是在用一种相当自由的方式来抨击这一点。所谓“法律文件”，我指的是任何旨在定义法律关系的书面文件——无论这些关系是与客户之间的关系，还是组织内部人员之间的关系。

以下是每家公司都应该拥有或考虑拥有的关键法律文件:

对于自动化公司来说，有自己的标准化条款和条件是很重要的，无论是传统的合同形式还是作为提案的附件。提案的标准化形式也是一个好主意——特别是如果提案很有可能通过客户发出购买订单而被接受。

你的公司是否经常与苛刻的客户打交道，这些客户传递的是不可谈判的、单方面的条款?如果是这样，那么您可以考虑某种标准合同附加条款或附录，以解决您的公司不能没有的条款(提示:控制系统集成商协会有一个非常好的条款，它的一些成员使用了它，并取得了巨大的成功)。

员工手册(列出公司所有员工规章制度和义务)对于任何大型美国企业来说都是不可或缺的人际关系工具。

防止员工跳槽到竞争对手或客户那里很重要吗?然后考虑一份附带保密条款的竞业禁止协议。后者将保护你的公司机密不被泄露。

各种员工福利文件也应该井然有序，包括退休、养老金、利润分享、401(k)计划和员工持股计划，以及健康、牙科、视力、残疾、生活和学费报销计划。

你还记得你当初为什么决定选择XYZ集成服务有限公司而不是约翰·史密斯，专业工程师吗?几乎可以肯定的是，因为有人告诉你，公司形式提供了一个规避潜在责任的盾牌。但事实证明，如果你不及时更新这些文件，包括公司会议记录、规章制度和其他重要的公司记录，那么这个保护罩可能就不那么牢固了。

与其他一些建筑或安装企业不同，自动化领域的公司最重要的资产可能是它的想法。那么他们受到保护了吗?如果你的公司保持着关于发明、商业方法、专利、商标和版权的知识产权时间表，与主要员工签订了研发协议，并与客户签订了使用许可协议，他们就更有可能做到这一点。

我已经讲完了吗?当然不是。任何规模庞大的公司都应该有文件保留政策，以确定何时保存和丢弃纸张和电子信息。您的公司可能还会强烈考虑制定灾难恢复政策，以应对自然或人为灾难中断业务活动的可能性，这种可能性不大(但具有毁灭性)。

最后，需要我指出的是，制定某种继任计划在某种程度上是有意义的，因为你可能想要平静地为高层人物不在的时候做准备。

到此为止。这个“必须拥有”的文档列表全面吗?可能不会。所有这些文件都一样重要吗?好吧，不是的，但是可以肯定的是，如果这些文件不存在或者是仓促构思出来的，那么这些文件所涉及的任何一个问题都有可能造成大问题。出于这个原因，我在此把它留给你(当然，在你律师的帮助下)明智地优先考虑它们。

作者信息

Mark Voigtmann是Baker & Daniels, LLP(华盛顿特区，印第安纳州和中国)的律师。他的团队协助自动化和流程行业构建项目和解决纠纷。（Mark.Voigtmann@bakerd.com或317-237-1265)。

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